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"지난번 미팅 때 그 얘기 기억나세요?" 이 질문, 익숙하시죠?
안녕하세요! 혹시 여러분도 이런 경험 있으신가요?
프로젝트가 길어지거나 담당자가 바뀌면 어김없이 발생하는 문제가 있어요.
바로 '맥락(Context)의 휘발'이에요. 미팅 당시의 세밀한 분위기, 의사결정의 결정적 이유, 고객사가 스치듯 언급한 요구사항들… 이런 것들이 정형화된 요약형 회의록에 모두 담길까요?
뿐만 아니라, 문득 이런 생각을 했어요.
"왜 우리는 같은 질문을 반복하고, 과거의 내용을 확인하느라 시간을 허비하는 걸까?"
또한 사람이 수동으로 작성하는 회의록은 맥락에 대한 휴먼 에러를 피할 수 없었고, 이건 곧 고객사와의 신뢰 문제까지로도 직결될 수 있었거든요.
저희가 회의록을 작성하고, 맥락 유지의 방법은 이러한 의문과 문제점에서 시작되었어요.
숫자로 보는 변화: 기존 방식 vs AI 방식
결과부터 말씀드릴게요. 저희도 처음엔 반신반의했는데, 직접 해보니 정말 놀라운 변화가 있었어요!
구분 | 기존 방식 (수동 회의록) | AI 방식 (NotebookLM) | 비고 |
맥락 보존 | 기록자 주관에 따라 필터링 | 모든 대화 내용 보존 | 히스토리 보존 |
정보 검색 | 과거 문서 일일이 찾기 | AI 질의응답으로 즉시 검색 | 3초 만에 답변 |
휴먼 에러 | 누락, 오기 불가피 | 원본 그대로 보존 | 신뢰도 UP |
더 이상 "지난번 미팅 때 말한 거 기억나세요?"라는 불필요한 확인 절차도 사라졌고요
NotebookLM을 사용하면, 미팅의 맥락을 파악할 수 있기 때문이었죠!
어떻게 했냐고요? 3단계로 투명하게 공개해요
"구체적으로 어떻게 한 거예요?"
네, 맞아요. 이런 질문 하실 거라 생각했어요! 저희가 맥락을 완벽하게 보존하는 방법, 공개할게요!
Step 1. 모든 회의를 녹음하고 텍스트화하기
우선 모든 회의와 업무 미팅을 녹음해요. 그리고 이걸 텍스트로 변환하는 거죠.
주요 작업:
•
온라인 미팅은 자동 녹음 (구글 MEET 사용시, 컨퍼런스 콜 활용)
•
오프라인 미팅은 녹음기 활용
•
STT(Speech-to-Text) 도구로 텍스트 변환 (클로바노트 활용)
Step 2. NotebookLM에 모든 자료 업로드하기
텍스트로 변환된 회의록과 관련 업무 문서들을 모두 NotebookLM에 업로드해요.
업로드 대상:
•
회의 녹취록
•
제안서, 계약서
•
이메일 주고받은 내용
•
기타 프로젝트 관련 문서
실전 꿀팁: NotebookLM을 선택한 이유가 뭐냐고요?
우리가 업로드한 문서 안에서만 근거를 찾아 답변해줘요. 휴먼에러의 가능성을 낮춰줘요
이는 프로젝트의 고유한 히스토리를 가장 정확하게 파악할 수 있는 도구예요.
Step 3. AI에게 질문하고 맥락 추출하기
이제 필요한 정보를 질문만 하면 끝이에요:
•
"지난달 고객사가 언급한 우려사항이 뭐였지?"
•
"이 프로젝트의 최종 납기일은 언제로 합의했지?"
•
"예산 범위가 어떻게 됐더라?"
AI가 수백 페이지의 문서 속에서 정확한 답변을 찾아내요. 추후 담당자가 바뀌어도 회의 혹은 프로젝트의 맥락이 유실되지 않는 거죠
마무리: 여러분도 지금 바로 시작할 수 있어요
"회의록 작성은 팀의 기억을 보존하는 가장 중요한 일이에요."
저희가 이러한 과정을 AI에게 맡긴 건 단순히 귀찮음을 피하기 위해서가 아니었어요.
고객과의 약속을 단 하나도 놓치지 않겠다는 가장 강력한 성의의 표현이자, 일하는 방식의 효율화 였죠
뿐만 아니라 맥락이 공유될 때, 팀은 비로소 같은 목표를 향해 흔들림 없이 나아갈 수 있어요.
저희의 AI를 활용한 회의록 '맥락 보존' 시스템이 여러분 팀에도 영감이 되길 바라요!