안녕하세요 
스타트업은 인바운드 리드 문의에 어떻게 자동으로 대응할까요?
홈페이지 문의 폼으로 리드가 들어왔는데, 이메일함을 늦게 확인해서 답장을 보내는 상황. 그사이 잠재 고객은 이미 경쟁사와 상담을 끝낸 후거든요
아니면 이런 상황들:
•
매일 이메일을 체크하며, 받은편지함을 새로고침하거나
•
중요한 문의 메일이 스팸함에 묻혀서 놓치거나
•
문의 내용을 일일이 복사해서 노션 DB에 수동으로 입력하거나
•
팀원들에게 일일이 전달하느라 시간을 낭비하거나
마주한 문제는
저희는 외식업 AI 운영 서비스 레스토지니를 운영하는 컨트롤엠이에요.
최근 아모제푸드와 MOU 체결, 에이바우트와 계약 체결의 기사 배포와 블로그, LinkedIn에 콘텐츠를 열심히 올리면서 인바운드 리드 생성에 집중하고 있는데요.
새로운 리드에 대응하고 집중하다보니, 아래와 같은 불편함을 경험하였어요
리드 관리의 불편함
1.
문의 폼으로 리드가 들어오면 이메일로만 알림이 와요
2.
이메일을 늦게 확인하면 대응이 늦어져요
3.
문의 내용을 다시 노션 DB에 수동으로 입력해야 해요
4.
영업팀이 리드 현황을 한눈에 파악하기 어려워요
팀원들은 각자 세일즈 미팅도 나가고, 제품 개발에도 집중해야 하고, 콘텐츠도 만들어야 하는데... 이 모든 걸 수동으로 하기엔 시간이 부족하더라고요.
그래서 !
"리드 문의부터 DB 구축, 팀 알림까지 자동화 프로세스를 구축해보자!” 라는 아이디어를 떠올렸어요
기존 방식 vs 자동화 방식
항목 | 기존 방식 (수동) | 자동화 방식 (Zapier) |
리드 확인 | 하루 1~2회 이메일 체크 | 실시간 Slack 알림 |
DB 입력 | 수동으로 복사 & 붙여넣기 | 자동으로 노션 DB 생성 |
리드 추적 | 엑셀이나 수기로 관리 | 노션 DB에서 통합 관리 |
소요 시간 (리드 1건당) | 약 5~10분 | 1~5분 (자동) |
설정 시간 | - | 초기 1시간 |
비용 | 무료 | 무료 (Zapier Free 플랜) |
실행 4단계: 자동화 파이프라인 구축하기
저희는 Tally 폼 → 노션 DB → Slack 알림까지 연결되는 자동화 시스템을 만들었어요.
단계: Tally 문의 폼 설정
Tally에서 리드 문의 폼 생성
•
필수 항목: 회사명, 담당자명, 이메일, 전화번호, 문의 내용
•
Tally를 선택한 이유: 노션과 연동이 쉽고, 무료 플랜으로도 충분했어요
•
폼 URL를 블로그 포스트에 삽입
단계: 노션 리드 DB 준비
노션에서 리드 관리 데이터베이스 구축
저희가 만든 DB 속성:
•
리드명 (제목): 회사명 + 담당자명
•
이메일: 연락처
•
전화번호: 연락처
•
문의 내용: 텍스트 필드
•
상태: Select (신규 / 상담중 / 계약 / 보류)
•
접수일: 생성일자 자동 입력
•
담당자: Person (영업팀 배정용)
단계: Zapier로 Tally 노션 연동
Zapier에서 자동화 워크플로우 설정
트리거: Tally에서 새 응답이 제출되면
액션 1: 노션 DB에 새 페이지 생성
•
회사명, 담당자명, 이메일, 전화번호, 문의 내용을 자동으로 매핑
•
상태는 기본값 "신규"로 설정
액션 2: Slack #inbound-sales 채널에 알림 발송
•
메시지 포맷: " 새 리드가 접수되었습니다! [회사명] [담당자명] [문의 내용] [출처] "
새 리드가 접수되었습니다! [회사명] [담당자명] [문의 내용] [출처] " 단계: 테스트 & 최적화
실제 테스트를 통해 검증
1.
Tally 폼에 테스트 문의 제출
2.
노션 DB에 자동으로 리드 페이지 생성 확인
3.
Slack 채널에 즉시 알림 도착 확인
4.
영업팀 피드백 반영해서 DB 속성 일부 수정
결과는? 폼 제출 후 10초 안에 노션 DB 생성 + Slack 알림이 완료됐어요
이제는 어떻게 됐냐고요?
리드 문의가 들어오면 자동으로 노션 DB에 정리돼요 영업팀이 노션 대시보드에서 리드 현황을 한눈에 파악해요 Slack으로 실시간 알림이 오니까 빠른 대응이 가능해요 이메일함을 수시로 열어볼 필요가 없어졌어요 리드 데이터 입력에 쓰던 하루 30분이 완전히 절약됐어요
가장 좋았던 건, "문의를 놓쳤다"는 불안감이 사라지고, 영업팀이 리드 관리에만 집중할 수 있게 됐다는 거예요.
마무리: 작은 자동화가 만드는 차이
사실 이 설정은 처음엔 1시간 정도 걸렸어요.
Tally 폼 만들고, 노션 DB 설계하고, Zapier 연동하고... 처음 해보는 작업이라 시행착오도 좀 있었고요.
하지만 그 1시간이 저희 팀의 리드 관리 방식을 완전히 바꿔놨죠.
지금은 매일 리드 데이터 입력에 쓰던 시간을 리드 문의를 위한 활동과, 영업 활동과 고객 상담에 쓰고 있어요.
여러분 팀도 이런 고민 있으시다면?
•
문의가 들어와도 늦게 확인하는 문제
•
리드를 수동으로 정리하느라 시간 낭비하는 문제
•
팀원들이 리드 현황을 파악하기 어려운 문제
이 모든 걸 1시간 투자로 해결할 수 있어요. 작은 자동화 하나가 생각보다 큰 차이를 만들거든요
AI 시대의 맞춰 업무 자동화를 지속하는 컨트롤엠 !
F&B의 새로운 AI 시대를 열고자 노력하고 있습니다.
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